Intercambiamos a diario cientos de correos y mensajes de whatsApp con jefes y compañeros. La mayoría son útiles y efectivos, aunque parapetados tras pantallas y teclado, haya algún cobardica con formas y fondos que jamás se atrevería a usar cara a cara.

Sin dudar un ápice de lo valioso de todas esas herramientas, pues para los que aún no lo sepáis, vivo de que la tecnología se desarrolle en particulares y empresas, hace tiempo que lamento su “lado oscuro”. Pues día tras día constato como el correo electrónico está lastrando en muchos aspectos nuestro modo de gestionar tareas.

  • Porque nos hace un poco más vagos, invitándonos a resolver el problema del modo más fácil, con una coartada para poner el hito por delante del resultado. Nos permite quedarnos en el “ya lo hice; le mandé un email” acallando nuestra conciencia y dejando en un penoso segundo término el si el destinatario hizo su parte o no.
  • Y porque posibilitan comportamientos y tonos inadecuados que algunos jamás osarían mantener en persona, con comunicaciones muy “dignas” que en ocasiones no hacen otra cosa que crear conflictos donde no los hay.

¿No os ha sucedido nunca que tras un mail lleno de bilis, aparece a no mucho tardar un compañero “sonriente” con cara de no haber roto un plato a explicarte “lo que ha querido decir”? ¿Nunca has flipado por el tono inquisitivo y urgente de una comunicación tanto que al ir a pedir detalles lo que has encontrado han sido explicaciones y retractos? ¿Nunca has enviado tú un apresurado email sin carga alguna pero que ha sentado al otro como una bomba?

De verdad que hablamos poco de impacto en las empresas del abuso y las malas praxis relacionadas con el correo electrónico. No sólo están cambiando nuestro estilo de gestión haciéndolo telegráfico, masivo y un tanto apresurado, sino que están contribuyendo a enrarecer las relaciones entre las personas que nos sentamos a pocos metros de distancia.

Cada vez es más frecuente constatar que el origen de conflictos que nunca debieron ser tales está en un correo mal escrito. Podemos incluso encontrarnos con situaciones “subidas de tono” donde se acaba perdiendo el norte, en ocasiones en perjuicio no sólo de los contendientes sino de toda la organización.

  • Porque a veces no dedicamos el tiempo necesario a escribirlos. Y hacerlo es importante. No sólo debemos elegir con cuidado las palabras que usamos. Poner en antecedentes al destinatario y currarse el tono es imprescindible para asegurar que el otro nos entiende en su totalidad.
  • Y porque casi nunca tenemos en cuenta la comunicación “no verbal”. Las pistas no verbales que se transmiten en un cara a cara marcan la diferencia en la forma en que las personas interpretan las peticiones y las reprimendas. Pero cuando escribimos un email, no siempre lo tenemos en cuenta. Y no trabajamos nuestra “empatía electrónica” que permite conectar con las emociones de la persona que nos va a recibir.

Que un email tiene ventajas indudables no lo duda nadie a estas alturas. A bote pronto, se me ocurren sólo algunas

  • Te ahorra mucho tiempo y algún desplazamiento, pues puedes comunicarte con varios a la vez, salvando las barreras del espacio físico e incluso del desfase horario.
  • No sólo envías mensajes, sino que puedes acompañarlo de documentación adjunta. Y esa “comunicación jerárquica” en base a anexos es muy efectiva para separar el foco del detalle.
  • Queda registro público y notorio, para bien y para mal. Y tal vez sea eso de pensar que queda registrado lo que hacemos y que otros nos ven cómo lo hacemos, lo que más nos gusta.

Sin embargo, tal vez estemos sobrevalorando nuestra capacidad de convencer cuando nos comunicamos por escrito. Según el estudio de la revista Journal of Experimental Social Psychology, “Ask in person: you’re less persuasive than you think over email”, el correo electrónico no es tan eficaz como pensamos, aunque estemos convencidos de lo contrario. Dice la investigación, que 6 conversaciones cara a cara igualan en efectividad a un email enviado a 200 personas. Que las peticiones en persona fueron 34 veces más eficaces que las que se enviaron por correo, a pesar de que los participantes esperaban que contestaría más gente a través del correo, convencidos como estaban de lo eficaz y legítimo de la acción.

Pues demostrado queda. E insisto, no sólo la efectividad del email es discutible sino que, incluso sin pretenderlo, podemos liarla tontamente. Y además, damos cancha a quienes aprovechan esa distancia espacio-temporal del email para parapetarse exhibiendo comportamientos del todo inadecuados.

El contacto en persona exige arrestos, emotividad y una preparación que salte las barreras de nuestra “vergüenza”. Exige estar muy seguro de lo que pretendemos transmitir para dar la cara y mantener el tono sin escudo alguno. En un vis a vis, una bronca es una bronca y una exigencia jamás queda disfrazada de sugerencia. Si son necesarias, sean. Tanto si te toca el papel de ejecutarla como se sufrirla. Pero siéntate con la gente, ¡por favor!

Si eres de esos “valientes” que se escudan en el correo, sé que no te voy a convencer, pero te pido que reflexiones sobre la semilla que estás sembrando. Si resulta que la has liado alguna vez sin pretenderlo, me atrevo con dos recomendaciones

  • Dedica tiempo y cariño a tus comunicaciones escritas, son tus huellas.
  • Presta atención al tono y pásate de suave y “sonriente” si tienes que pasarte de algo.

Ante los correo “subidos de tono” y las broncas o exigencias fuera de lugar, no merece la pena indignarse. No queda otra que pasar para no cometer el error de que tu respuesta suba la escala de tensión. Si no puedes rebajarla, levántate y habla. Y si la cosa se sale de madre, no dudes en resolverlo a las bravas: practica el SUPR.

@vcnocito

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