Me llama la atención la cantidad de material didáctico que encuentro sobre cómo hablar en público. Sobre todo en relación al pequeño porcentaje de profesionales que nos animamos a hacerlo. Sin embargo, sorprende la casi nula importancia que percibo hacia una actividad similar que todos hacemos habitualmente: escribir en público.

Igual te extrañas ante esta expresión, pero no sé si has pensado alguna vez que cada mail que redactas te convierte en un pequeño orador… para la posteridad. Porque cada vez que das a “enviar” dejas de ser dueño de su destino. Y nunca sabes dónde van a acabar ni por cuantos ojos van a pasar.

Por ello, yo trabajo con detalle cada mail que escribo. Elijo con cuidado el asunto, a quienes copiar y el tono que voy a usar. Y dedico un tiempo importante tanto a la estructura como al formato. Porque no es igual escribir a un amigo que a un colega. Ni es lo mismo tratar con tu jefe que con el jefe del departamento vecino.

Al hilo de la interesante reflexión de Roberto sobre el lenguaje que usamos en el trabajo, quería hoy compartir mis “reglas básicas” que utilizo para cuidar la forma y el fondo de mis emails.

No pretento decir con esto que mis email sean perfectos, sino que son trabajados. Y que quizás repasar las cosas que suelo tener en cuenta, pueda ayudarte a perfecccionar los tuyos.

  • Saludo: Siempre, siempre empiezo mis emails profesionales con un “buenos días/tardes fulanito”. Si escribo a alguien de mucha confianza un “buenas” también me vale. Cuando a lo largo de la jornada mando varios a la misma persona, pongo un “buenas de nuevo” en el segundo y sólo en los siguientes me permito ir al grano sin más preámbulo.
    Siendo mejor que nada, no me convence el informal “hola” y detesto los emails que empiezan con el nombre del destinatario seguido de coma o dos puntos. Pelín mandones, ¿no?

 

  • Presentación: Me gusta dedicar unas líneas a presentarme cuando el interlocutor no me conoce, pero también cuando hace tiempo que no contactamos y no estoy segura de si me recordará con detalle. No me suelo presentar con mi nombre y cargo sin más, me gusta incluir referencias al departamento o al director asegurando que el interlocutor al menos ubique más o menos de dónde vengo.

 

  • Objeto: El “te escribo para…” acto seguido me parece fundamental. Intento dejar claro desde el principio para qué le contacto. Elijo de igual modo con cuidado el asunto. Si el mail es muy largo, a veces uso negritas para resaltarlo.
    Si es informativo, lo aclaro desde el principio. Si voy pedir algo también y en ese caso siempre uso el condicional. Si la cosa es muy peliguda no ahorro en expresiones que aligeren la petición del tipo “me preguntaba si podrías…” o “había pensado que tal vez”.

 

  • Antecedentes: Si la cosa requiere ser explicada arranco un párrafo con “Te pongo en antecendentes”. Siempre después de un punto y aparte, claro. Esta es una de las partes más difíciles. Intento contar los antecedentes que le aplican no mi vida entera con milagros incluidos. Me parece importante esforzarse por ser simple y claro. Más de 3 líneas es pasarse.

 

  • Planteamiento/Conclusiones: Este es el grano. Para el meollo a veces van bien las listas con viñetas. Nuevamente las negritas ayudan, sobre todo si las reservamos para palabras clave. Si el correo queda largo, cambiar de color también ayuda a la lectura. Porque ese y no otro es el objetivo de tanto cuidado. Que el destinatario se entere a la primera, sobre todo teniendo en cuanta que no va a dedicar mucho tiempo a leerte 🙂

 

  • Qué esperas de la persona a la que escribes: Yo suelo cerrar mis correos recordando al destinatario qué espero de él o ella. Aunque de una manera o de otra ya se lo haya ido anticipando en el resto del correo. Si el objetivo era informar, le animo a contactar para resolver dudas o ampliar información. Si era una petición, no olvido darle las gracias de antemano recordándole que quedo a la espera de sus noticias. Cuando requiero la respuesta en un plazo, lo indico y le pregunto si es razonable. Si fuera una queja, acompaño de una frase suave que le facilite una disculpa digna. Y si es un agradecimiento, no escatimo en dar las gracias de nuevo.

 

  • Despedida: Siempre “saludos” en los correos estándar y “un abrazo” cuando quiero mostrar un afecto especial. Lo de “besos” y similares lo dejo para los amigos.

Utilizo siempre un tono formal, sin olvidar que lo escrito, escrito queda. Y que nunca sabes quién lo va a leer. Pero no ahorro en emoticonos, porque creo que son mano de santo, tanto porque “suben” el tono simpático como porque ahorran palabras más duras.

Creo firmemente en que debemos esforzarnos por ser entendidos y bien entendidos. En lo que decimos y en por qué y para qué lo decimos. Y eso pasa por ordenar ideas antes de escribir y por elegir cuidadosamente las palabras. Porque como bien dice Roberto, las palabras que utilizamos y cómo las utilizamos dicen mucho más sobre nosotros que lo que realmente estamos diciendo, por más que solamos recurrir a una lista interminable de frases hechas.
Así que te animo a que cuides tus emails. Son tus huellas 🙂

@vcnocito