“Es que no consigo sacar algo de tiempo para ello” es la primera razón que nos viene a la cabeza cuando nos excusamos por no haber hecho algo. Vivimos en una sociedad que nos libera de muchas de las tareas de “supervivencia” que ocuparon gran parte de la jornada de nuestros padres y abuelos y aun así, de lo que más nos quejamos es de no tener tiempo para nada.

Pues habrá que hacérselo mirar. Porque algo falla. En la vida y también en la oficina. Es llamativo ver como, por ejemplo, siendo una de las quejas más frecuentes el no recibir formación por parte de la empresa, como cuando hay algún curso convocado, aparecen con suerte sólo la mitad de los que hicieron el registro. De los que aparecen con el portátil para trabajar in situ, hablamos otro día…

Todo es cuestión de prioridades

La mayoría de nosotros tenemos nuestra jornada laboral repleta de tareas. Mil cosas pendientes en las que ocupar nuestro tiempo y una lista más o menos larga de asuntos por abordar que, sin pretenderlo, acaban pasando al saco del “nunca”. Habrá que ponerse un día a pensar si no tenemos demasiadas tareas de esas que llamamos “administrativas”, pero que realmente no aportan valor a nadie.

Lo cierto es que cuantas más tareas te caigan, más importante resulta ponerles cabeza y decidir cuáles hacemos primero, cuáles pueden esperar y cuáles deberíamos replantearnos el dejar de hacer.

En un contexto de jefes también superocupados que tal vez no tengan hueco para establecer microprioridades en todo lo que te encargan,  cada vez resulta más imprescindible adquirir la capacidad de saber decidir qué merece y qué no merece la pena hacer. Y decidirlo en un yo-me-mi-conmigo, sin incordiar a tu jefe como un niño pequeño. Porque tal vez esa sea la capacidad que demuestra que has crecido y que dejaste atrás tus días de junior.

De verdad, con el corazón en la mano, ¿no sientes que los informes que haces tienen demasiada información que no aporta nada? ¿Qué escribes y gestionas demasiados correos “vacíos”? ¿No tienes la sensación de que había demasiadas personas en esa reunión y que sobraban más de la mitad, incluido tú mismo?

Hay que elegir en qué orden hacemos las cosas

Tendríamos todos que aprender a poner más foco en el resultado de cada tarea y no tanto en la actividad que desarrollamos. Porque todos hacemos demasiado de demasiadas cosas que no tienen apenas impacto. ¡Ni que nos pagaran por horas! Puede que estemos cómodos con la sensación de tener un alto nivel de actividad, pero ¿nos hemos parado a analizar el nivel de impacto de lo que aportamos?

Tomar un tiempo para discernir, para separar, para priorizar y para dejar de lado algunas cosas es importante. Para avanzar, es importante descubrir qué tareas transforman por completo los proyectos y cuales no aportan nada. Debemos sacar tiempo para descubrir cuáles son esas tareas clave y centrarnos en ejecutarlas.

Buscando si hay algo que tal vez podrías dejar de lado

Así que tomo prestada de algún gurú de la productividad la idea de elaborar una antilista. Que no es otra cosa sino una lista de cosas que, de momento,  NO vas a hacer. Parece mentira, pero muchas veces saber qué es lo que no importar es una ayuda crucial para establecer lo que sí es importante. Es el famoso diseño por eliminación.

Una buena antilista, no creas, también tiene sus prioridades, porque hay que incluir lo que no vas a hacer a corto y medio plazo y lo que tal vez no harás nunca. Ahí es nada. Será reflejo de una análisis y una planificación estratégica, pero inevitablemente tambien de tus principios y de tu esquema de valor.

Por descontado, aunque elaborarla sea una cuestión personal es sólo el primer paso. Deberás a continuación defender tu propuesta ante tu jefe y cotejar con él la versión definitiva. Y si es como la mayoría,  un jefe sensato que busca igual que tú la eficacia y el buen hacer, puede que le sorprenda, pero te lo agradecerá seguro.

Pero ojo, lo diré sin ambiguedades: NO se trata de dejar de lado aquello que no te gusta, sino aquello que ocupa tu tiempo pero no tiene ningún impacto ni en el proyecto, ni en el equipo ni en tu propio desarrollo personal.

Y si dudas qué incluir en tu antilista, hay un truco que no falla, la prueba. Tuve un maravilloso jefe que de tanto en tanto nos incitaba a plantearnos qué actividades deberíamos abandonar. Siempre nos decía que “si dudas de la importancia o del impacto de alguna de tus tareas, deja de hacerla y mira a ver qué pasa”.

La clave es la eficacia

Al final, la cantidad de cosas que haces es absolutamente irrelevante. Lo importante es qué es lo que consigues con ellas. Así es que, por todos los caminos llegamos a la misma conclusión: Para gestionar con cabeza tu actividad y sacar tiempo para lo que realmente importa a veces no queda otra que dejar de hacer cosas. Porque el quid de la cuestión no es cuantas actividades puedes abordar, sino cuántas te hacen falta para conseguir el movimiento que deseas. Y cuál es la manera más fácil de conseguirlo.

Sin confundir actividad con resultado

A estas alturas presupongo que muchos hemos constatado en carne propia y ajena que estar todo el tiempo haciendo cosas no implica una brizna de eficacia. Es verdad que conozco a muchos que nunca tienen un minuto para nada porque siempre están hasta arriba. Que alardean de lo petada que tienen la bandeja de entrada, o de la interminable lista de cosas pendientes.

Pues este tipo de profesionales que van a tope sin un minuto para atenderte no son en absoluto mi modelo. En primer lugar, porque he comprobado que en esa fachada hay un gran porcentaje de máscara y falso estuco. Y porque tampoco puedo obviar un cierto componente de inmadurez o falta de experiencia en asuntos de gestión. ¿O es que no les falta al menos esa capadidad para priorizar y discernir que nos diferencia de los robots y nos convierte en gestores inteligentes y eficaces?

@vcnocito

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