“Hoy tengo el día completo de reuniones, no voy a poder hacer esto que me estás pidiendo porque no me queda tiempo. Tendrá que ser otro día”. Siempre que oigo esa frase, y la oigo muchas veces, me acuerdo de un viaje que hice a Andalucía para trabajar con un operador de comunicaciones de allí, cliente de mi empresa. Al llegar a las oficinas de mi cliente, el chico de seguridad que estaba en la puerta me preguntó, con ese acento andaluz que resulta tan gracioso para los que no somos de allí “usted a qué viene, ¿a trabajar o a reunirse?”. Porque si la respuesta era “a trabajar” me daba acceso a la sala donde estaban los técnicos instalando o probando los equipos de telecomunicaciones. Así que respondí “No vengo a trabajar. Yo vengo a reunirme” por lo que me facilitó el acceso a las oficinas donde estaba toda esa gente que, a los ojos de aquel joven, no trabajaba jamás.

Largas y aburridas. Así son para muchos las reuniones de trabajo. Lo que debería ser originalmente un foro para acordar un plan de acción o una propuesta concreta, acaba siendo muchas veces una molestia tanto para el que las organiza como para el que asiste a ellas. Se dispersan los temas de debate, o alguien monopoliza en exceso la reunión y ésta acaba siendo un monólogo sin interés para nadie, o por el contrario alguno de los asistentes parece que tiene el único objetivo de torpedear los acuerdos que puedan alcanzarse, en plan “o se hace lo que yo digo o no juego”. Todos hemos estado en reuniones así.

Cuanto más grande sea la empresa en la que trabajas, más reuniones hay. En una empresa pequeña, puede que interactúes habitualmente con no más de 4 – 6 compañeros, de ahí que el restaurante habitual donde vas a comer se acaba convirtiendo en la mejor sala de reuniones. Pero una empresa grande tiene multitud de departamentos involucrados en la toma de cualquier decisión, así que aunque a veces no nos guste, se hace imprescindible hablar y coordinarse entre mucha gente.

Así que ya que los que trabajamos en grandes empresas no tenemos más remedio que mantener diariamente por lo menos 2 – 3 reuniones, al menos hagámoslo bien. Existen numerosos artículos que te aconsejan sobre cómo hacer para que tus reuniones de trabajo sean productivas: que si sé puntual, que si respeta la agenda, acaba a tu hora, no te salgas del tema de reunión, etc etc. Está muy bien, de acuerdo con todo, pero dudo que sea tan fácil. No creo que la productividad de la reunión dependa en gran medida de la puntualidad de los asistentes (lo dice alguien que no tiene entre sus virtudes a la puntualidad…)

Voy a contar lo que hago yo para tratar de que las reuniones de trabajo sean lo más dinámicas y provechosas posible. En primer lugar procuro invitar a pocos asistentes, desde luego no más de una o como mucho dos personas de cada departamento implicado. Luego siempre hay alguien que se me enfada “¡no vale lo que acordasteis porque yo debería haber estado en esa reunión!” Pues tiene que valer, porque seguramente había alguien de tu equipo o de tu departamento. Es mucho más sencillo ponerse de acuerdo si el grupo es pequeño. De eso no hay duda.

Después, intento manejar la reunión con una pequeña cuota de humor, distender lo posible el ambiente. No se trata de que sea aquello el Club de la Comedia, pero por qué no incluir algún chascarrillo o alguna alusión si viene a cuento a la última noticia curiosa de la prensa de ese día. Recuerdo cuando trabajé en un departamento de Gestión de Proyectos. Montaba reuniones maratonianas de repaso del estado de los proyectos, viendo los hitos, las fechas que se cumplían y que no… un auténtico aburrimiento hasta para mí que era el que las organizaba. Un día decidí llevar a la reunión galletas, pastas, bollitos, cosas así, distintas cada día. Esa tontería hacía que la gente entrara a la reunión con otro humor, daba pie para alguna broma que otra, etc. De verdad que hubo un antes y un después de mis galletas en aquellas reuniones.

Y por último, escribo un resumen de la reunión al terminar (¡a mí me gusta escribir, qué le voy a hacer!). Esto es algo que poca gente hace porque supone un esfuerzo, ya que tienes que dedicar un tiempo a concentrarte en que lo que escribes sea claro y completo y a sintetizar, porque no todo lo que salió en la reunión es útil. Y ya sabemos que no todo el mundo está dispuesto a regalar esfuerzos gratuitamente. Y además, hacer un resumen de la reunión es la mejor manera de que las palabras no se las acabe llevando el viento.

Anuncios