La productividad es una de esas palabras de moda en el mundo empresarial, más aun desde que empezó la pandemia y se puso en entredicho por la masificación del teletrabajo. Todas las empresas buscan mejorar la dichosa productividad de sus empleados porque ello supone conseguir mejores resultados con los mismos recursos, así que no es de extrañar que se dediquen continuos esfuerzos en encontrar esa mejora.

La tecnología nos ofrece muchas herramientas para mejorar la productividad de los empleados, herramientas que funcionan de verdad. El tener en cualquier dispositivo móvil absolutamente todo lo que necesitas para trabajar ahorra tiempos muertos y desplazamientos; el que dos o más personas puedan trabajar a la vez en un documento, cada uno desde ubicaciones que pueden estar a miles de kilómetros de distancia, ahorra tiempo, errores y dolores de cabeza con las versiones del mismo. Y podría poner docenas de ejemplos más de mejoras de la productividad derivadas de una buena utilización de las herramientas de internet.

Sin embargo, hay otros muchos aspectos que a mi juicio influyen más en la productividad de los empleados que las herramientas tecnológicas a su disposición. Pregúntate cuanto tiempo empleas en resolver errores de un compañero (sin duda, hay por ahí algún otro compañero que también emplea tiempo en resolver tus errores). Cuantas veces te llega un dato equivocado o incompleto que tienes que corregir antes de poder continuar con el trabajo, o cuantas veces alguien te da una información en la que basas tu informe y luego resulta que no era así y tienes que volver a retocar el informe. Las empresas suelen primar la velocidad en entregar un trabajo antes que la calidad éste, lo que redunda en mala calidad que provoca avances y retrocesos continuos que terminan haciendo que el proyecto se estanque.

Lo mismo se puede decir de la organización empresarial. Quien no ha visto alguna vez a dos personas o lo que es peor, dos equipos enteros trabajando básicamente en lo mismo mientras otra tarea se queda sin hacer… ¿Cuántas horas de trabajo tirada a la basura suponen ese tipo de situaciones? ¿Cuántas horas de trabajo has empleado en tu vida laboral discutiendo con otro departamento quien debe hacerse cargo de una determinada tarea? Lo mismo ocurre cuando las prioridades laborales no están claras y un equipo dedica un montón de esfuerzo en trabajar en algo que en realidad no tiene ningún impacto en los resultados de la empresa.

Otro freno a la productividad presente en muchas compañías es el de la excesiva burocracia. Si cualquier documento tiene que ser revisado, comentado y aprobado por un sinfín de personas, pasa más tiempo en las bandejas de entrada de alguien que en su elaboración. Si la toma de decisiones se eterniza, los equipos permanecen horas y horas parados sin saber qué tienen que hacer exactamente… y su productividad se resiente lógicamente.

Así pues, me parece sorprendente los esfuerzos que algunas compañías emplean en mejorar la productividad enfocándose en palancas que tienen relativamente poco impacto sobre ella. Las empresas más productivas son aquellas que tienen una mejor organización, donde el trabajo está bien repartido, la toma de decisiones está descentralizada, las prioridades están claras y donde se respira una cultura de intentar el “cero errores” y la alta calidad. Realmente, todo lo anterior se puede resumir en que cada equipo debería ser responsables de su trabajo y se le debería medir principalmente por la calidad del mismo, Cuando las responsabilidades se diluyen y cuando siempre puedes encontrar a alguien en la organización a quien culpar de cualquier error, la productividad acaba resintiéndose. Ese es a mi modo de ver el verdadero secreto de la productividad.