Lo siento si esto que te digo no te gusta, pero el trabajo remoto llegó para quedarse. Dejando de lado la batalla entre el teletrabajo, lo híbrido y lo presencial, el hecho cierto es que vas a trabajar cada vez más con gente a la que no vas a ver. Por cuestión de horarios, de distancia física… o simplemente porque al otro le resulte más productiva, más barata o cómoda la interacción telemática.
Se empieza entendiendo que no es imprescindible compartir mesa. El siguiente paso (y ojo que muchos aún no han sido capaces de darlo) es entender que tampoco es imprescindible compartir el momento. Aunque este paso requiere de ciertos cambios en hábitos demasiado instalados.
Sí, sé que estás pensando en las tropecientas mil reuniones (presenciales o de Teams) que tienes cada semana.
Y sí, se puede vivir (y trabajar de manera efectiva y eficaz) sin ellas.
Aunque te parezca mentira, hubo un tiempo en el que las reuniones de equipo eran solo para comer. Un tiempo en el que tu jefe te llamaba al despacho solo al inicio de un nuevo proyecto. Un tiempo en el que trabajabas en tu mesa, despachando dudas y progresos en el pasillo, en la máquina del café o, como mucho, sentado al otro lado de la mesa de tu compañero.
Las reuniones eran escasas.
Como más sabe el diablo por viejo que por diablo, permíteme que repase hoy contigo un par de conceptos a los que, me temo, hemos ido perdiendo el respeto.
El grueso del trabajo debe ser individual
Pensar y hacer es cuestión de uno. Generar una estrategia es cuestión de uno. Buscar datos a favor o en contra es cuestión de uno. Redactar es cuestión de uno. Echar las cuentas es cuestión de uno. Y rendir cuentas por todo lo anterior, también.
Si, el equipo es importante. Claro que sí. Pero el trabajo no se hace en comandita.
Cada uno hace el suyo. Como parte coordinada de un todo.
El trabajo se distribuye y a cada cual le toca el suyo. Y al hacerlo, se acuerdan outputs, hitos y puntos de chequeo y de encuentro.
Y es en esos puntos de encuentro cuando se intercambian opiniones y críticas, se evidencian fallos que el otro no ha visto, se hacen propuestas de mejora y todos los comentarios que hagan falta.
Compro lo de la costumbre a que estos puntos de encuentro compartan el momento y el lugar… solo que confirmo por experiencia que ya no es estrictamente necesario.
Tratar de sincronizar lo que no se puede sincronizar es una batalla perdida
No es posible pensar a dúo. Ni, seamos realistas, hacer casi nada a dúo, salvo matizar y revisar sobre lo que ya cada uno ha hecho.
Hasta la coronilla estoy de ese “nos reunimos para verlo”.
No señores, no nos reunimos salvo para repartirnos el trabajo. Y para acordar la fecha en la que deba estar hecho. Y entonces… nos reunimos o no, ya veremos si es necesario.
Tengamos claro de una vez que tratar de sincronizar el trabajo individual puede ser (de hecho casi siempre lo es) un auténtico infierno para quienes te rodean.
Por eso, toca abrazar la asincronía.
Que, aunque te resulte rara al principio, en el fondo (créeme) es mucho más eficiente.
La asincronía como cultura
Seguir empeñados en mantener sincronía es una de las actitudes que más lastra las capacidades de mejora que se abren con el trabajo en el medio digital.
La comunicación asíncrona no es un cambio de herramientas sino un cambio cultural.
Ser asíncrono es repensar la inmediatez.
Es pensar en el otro y no abusar de las interacciones por teléfono, chat o videollamada. Es filtrar lo que debe ser comunicado o compartido en al instante. Ser asíncrono es escribir frente a hablar. Es poner a disposición frente a contarlo ya. Es pensar en el equipo antes que en ti.
Las ventajas de la asincronía son evidentes:
- Es más eficiente. Documentar las cosas te hará ser más breve y estructurado. Te hará reflexionar sobre los contextos, los porqués y los para qué de tus comunicaciones. Te obligará a omitir todo lo superfluo.
- Te ahorra tiempo. Puede que te lleve más al principio, pero es algo que harás solo una vez. Luego, te bastará con remitirte a lo documentado.
- Está más adaptada al receptor. Porque le permites que elija un espacio y un momento para atenderla que le resulta cómodo. Y así la procesa mejor.
- Mejora tus capacidades de comunicación. Tu redacción y también tus recursos para elaborar contenidos digitales tipo ilustración, audio o video.
- Te permite ir más rápido y disminuye tus interrupciones. Porque cuando tienes la información que necesitas te evitas tener que preguntar y cuando tú has hecho pública la tuya, a ti te llaman menos.
- Crea más espíritu de equipo. Demostrando transparencia, ganas de colaborar y, sobre todo, respeto por el tiempo de los demás.
- Sirve de histórico. Los chats y repositorios asociados a un proyecto permiten a quien se ausenta o se incorpora más tarde disponer de toda la información.
Solo es cuestión de detenerse y pensar en el contexto que rodea al otro, mucho más que en nuestra “urgencia” por contar o porque nos cuenten.
¿Qué habilidades necesitas dominar para que te vaya bien trabajando sin tener que compartir el momento?
Que el cambio de chip (y de actitudes en consonancia) no es fácil, lo admito.
Por eso hoy te traigo algunas pautas, probadas en primera persona, que creo que te podrían ayudar.
Porque créeme, este es un cambio necesario o nos vamos a volver locos todos. ¿Has pensado de dónde sale esa sensación tan actual de tener más trabajo que nunca?
Ahí te lo dejo.
Y vamos con las pautas:
- Asume tu autonomía (que no tu soledad). Prohíbete esa tendencia a levantar la vista y preguntar a quien tienes al lado a las primeras de cambio. Te toca recorrer mucho más trecho en la búsqueda de información y orientación sin ponerte en contacto con sus compañeros ( y menos durante sus horas libres). Pero eso no significa que estés solo. Solo que amplias los límites en los que ahora vas a moverte sin bastón.
- Utiliza las herramientas colaborativas que para eso están. Abónate (aunque sé lo que cuesta al principio) a los documentos compartidos, a los repositorios comunes de información, a la intranet o las wikis donde poco a poco, todos deberían ir entrando a consultar dudas frecuentes… y a ir dejando las nuevas que les han ido surgiendo junto con el cómo se han enfrentado a ellas. Y ánimo que ya llega la inteligencia artificial para ayudar a clasificar y ordenar automáticamente el contenido.
- Trabaja en voz alta. Esas herramientas colaborativas están para resolverte… y para que tú resuelvas a otros. Comienza a contribuir a los recursos de la empresa y del equipo, compartiendo información, ideas, comentarios y el resumen de esa solución que te ha funcionado ante ese nuevo problema que tú te encontraste.
- Aprende a esperar al otro. Inevitablemente, cuando no encuentras lo que necesitas, tendrás que preguntar. Cuando ese momento llegue, ten en cuenta estas tres cosas:
- Salvo que realmente necesites la respuesta de manera inmediata (sin confundir tu urgencia con la urgencia real), lo mejor es enviar primero un mensaje. Si la cosa es complicada de explicar, no descartes que sea de audio o incluso de vídeo.
- Desde luego, nunca olvides que su horario de trabajo puede no ser el suyo. Hazles saber que no están obligados a responder fuera de él. O mejor aún, programa tus mensajes para que se envíen en su horario laboral.
- Envía tus preguntas únicamente a las personas de las que esperas respuestas. No copies a todo quisque en tus correos.
- Escribe más y mejor. Y asegúrate de que el otro se entera. Escribe de manera más clara, ordenada y sintetizada. Puede que lleves años haciendo ppts o enviando telegramas por email, pero no te preocupes, que antes de todo hacíamos un sesudo manual y aquí estamos. Se puede explicar lo complicado por escrito, te lo aseguro. Y en esto sí que la práctica hace al maestro: La escritura es un músculo que se entrena. A pesar de tu pericia, nunca dejes de preguntar al otro si lo tiene claro, ni de invitarle a preguntarte lo que quiera. Y no olvides ser amable y paciente, que son legión quienes no están aún acostumbrados a escribirlo todo.
- Buscar referentes. Yo soy de las que piensa que como más se aprende es siempre mirando a quienes lo hacen bien. Observando cómo se manejan y en qué destacan. Estudiando su estilo, sus acciones y cómo consiguen dinamizar los temas sin sentarse a verlo contigo. Imítales. Y no te cortes en pedirles ayuda.
Mejorar tu capacidad para el trabajo asíncrono te hará más valioso. Y también disminuirá tu carga de trabajo. Y el “ruido”, y con él la carga, que metes a tus compañeros.
Sincronizar el trabajo individual no es opción. Aunque en los últimos años nos hayamos dejado engañar por tamaño espejismo. Menos mal que el trabajo remoto nos ha hecho verlo.
Aunque, por necesario y evidente que sea el cambio, tampoco esperes sentado a que sean otros quienes empiecen. Puede que no lo hagan nunca y continúen poniéndote la soga al cuello.
Asincronízate. Que os costará al principio, pero con mano de hierro en guante de seda, ya verás como tu mundo empieza a dejar de empeñarse en que todo tenga que hacerse con una llamada, una reunión o un Teams.
El esfuerzo vale la pena, créeme.
BALCÓN40 