Ya sé que es un tema muy manido el de la gestión de reuniones eficaces, pero es que esta semana ya estamos en septiembre. Me ha bastado un aterrizaje de dos días en la oficina para tener la agenda completa. Y cuando digo la agenda completa me refiero a que está llena de reuniones. Si asisto a todas ellas lo que me falta es tiempo para ejecutar, para realizar tareas y cumplir con muchas otras obligaciones.

Parece que el trabajo consiste en reunirse

Pero resulta que no es así. A mi jefe no le puedo contar que este mes lo que he conseguido ha sido reunirme el 80% de mi tiempo. A mí y al resto de los mortales se nos mide por otro tipo de parámetros.

Y, como creo que nos sucede a la mayoría, gran parte de las reuniones a las que estoy convocada me parecen de nula o escasa utilidad. De hecho creo que si las obviase no pasaría absolutamente nada. No es serio. Y no lo es, porque creo que un montón de las reuniones que se convocan no responden al concepto propiamente dicho: no son reuniones.

Premisa: ¿Tienes claro lo que es una reunión?

Empecemos por el principio: si hablamos de una reunión de trabajo, hay que tenerlo cristalino. Una reunión de trabajo es un grupo de personas que tienen que tomar una decisión conjuntamente y ejecutarla. Ni más ni menos.

Una reunión no se convoca ni para contar un tema, ni para dar formación, ni para divagar sobre un asunto y disparar ideas al infinito. A una reunión se entra con el objetivo de tomar una decisión, y se sale de allí con la decisión cerrada y un plan de acción concreto.

Y si ya tenemos claro el concepto, no estaría de más que aprendamos además a gestionarlas de modo eficaz. Sobre esto, sobre la gestión eficaz de reuniones, han corrido ya ríos de tinta. Infinitos son los manuales, decálogos y consejos a tenor del tema. Y no pretendo yo ser ningún gurú al respecto, pero como cada maestrillo tiene su librillo, ahí os cuento yo el mío.

Aplica a tus reuniones la regla de las 5W+1H, a la entrada y a la salida

Lo conocéis todos; no estoy inventando nada. Cuando hablo de la famosa y archiconocida regla de las 5W+1H me refiero a la técnica de redacción que se enseña a todo aprendiz de periodista. Consiste en responder a seis preguntas esenciales:

¿Quién (WHO)?

¿Qué (WHAT)?

¿Dónde (WHERE)?

¿Cuándo (WHEN)?

¿Cómo (HOW)?

¿Por qué (WHY)?

Y esta regla, además de para redactar se puede aplicar en muchos otros ámbitos como el control de calidad o la definición de un plan de acción, que a fin de cuentas se espera que sea el resultado de una reunión, ¿no? Hazte esas 6 preguntas a la entrada y a la salida de una reunión, y conseguirás una reunión productiva.

Cuando entres pregúntate

  1. ¿Por qué/para qué se convoca la reunión? Cuestiónate si de verdad es necesaria o si tu objetivo lo puedes conseguir con unos cuantos correos o un par de llamadas.
  2. ¿Qué tenéis que discutir? Céntrate y concreta los objetivos. Objetivos que tienen que ser abordables en una hora.
  3. ¿Dónde? Gestiona la reserva de sala.
  4. ¿Cuándo? Convoca con la antelación necesaria para que todo el mundo pueda hacer los deberes de preparación.
  5. ¿Quién? Asistentes los justos. Ni uno más, ni uno menos. Los necesarios para tomar la decisión y con capacidad para ello. Y si tú convocas, asume que eres el moderador, o bien nombra uno.
  6. ¿Cómo? Anticípate y ten disponibles los medios que necesites en la reunión para que no haya retrasos.

Y cuando salgas, con esas mismas preguntas puedes completar perfectamente el acta

  1. ¿Qué se ha decidido? Si respondes esta pregunta ya tienes el objetivo del plan de acción.
  2. ¿Cómo? Concreta las tareas que se tienen que llevar a cabo para llevar el plan a buen término. Y concreta también los medios que se necesiten para que esas tareas se realicen.
  3. ¿Quién? Aquí tienes que listar las víctimas que se van a encargar de ejecutar las tareas del plan de acción, claro.
  4. ¿Cuándo? Las víctimas de las tareas necesitarán tener una fecha objetivo para los entregables. Asegúrate de que queda muy clara.
  5. ¿Dónde? Además de las fechas para los entregables quizá sea necesario definir donde se expondrán los resultados.
  6. ¿Por qué/para qué? La respuesta  a esta cuestión a la salida de la reunión parece obvia. Las decisiones que se hayan tomado han de responder a los objetivos de la convocatoria. Pero no está de más revisar si de verdad se da esa correspondencia, que a veces comenzamos discutiendo un tema y la reunión deriva en temas anecdóticos.

 

Y con esto y un bizcocho… a ver si en octubre consigo liberar agenda.