Tras leer el post de hace unos días que publicó @vcNocito, la verdad es que se me vinieron un montón de ideas a la cabeza. Estuve recordando durante un buen rato alguna sesión divertida de un curso de aprovechamiento del tiempo al que acudí hace mucho, en el que el profesor (no recuerdo su nombre, pero era fantástico) hacía una reducción al absurdo de cómo el correo electrónico se acababa convirtiendo en el trabajo en sí mismo, y sobrecargaba la jornada, convirtiéndonos en absolutamente improductivos para nuestra empresa. Y los pensamientos me llevaron un paso más allá tratando de clasificar mentalmente a mis interlocutores (conste que sin maldad, pero creo que todos clasificamos a los compis, ¿no?) y discernir quiénes eran buenos escritores y quienes eran buenos lectores de correo, de hecho separando ambas características adrede.

Porque no es lo mismo sintetizar que procesar información…

… y de hecho podemos ser buenos en una de esas habilidades, ambas, o ninguna.

Soy de la opinión de que un email debe sintetizar información al máximo para que sea claro y atractivo de leer. Para redactar procesos, disertaciones, explicaciones, comunicaciones detalladas, el correo no creo que sea la mejor herramienta (porque quede claro que es sólo eso: una herramienta); existen muchas otras que seguro que son más adecuadas, como el Word, el PowerPoint, … y bueno será que antes de empezar a trabajar nos pensemos un rato qué herramienta es la mejor para conseguir nuestro objetivo. Pero, una vez que ese documento está hecho y distribuido, posiblemente por correo, se me ocurre una pregunta adicional: ¿ha concluido nuestro trabajo?

Y aquí es cuando yo me he puesto a pensar y a debatir conmigo misma durante un rato, y he llegado a las siguientes conclusiones:

  • Tu trabajo no ha concluido, no; porque posiblemente sobre ese documento tengas que aclarar dudas, tengas que hacer correcciones, tengas que particularizarlo para un determinado público, tengas que reportar sobre sus repercusiones… Lo que sea que te toque hacer.
  • Ahora bien, si has escrito un documento y lo has distribuido correctamente, digo yo que será para que los receptores del mismo se lo lean, ¿o no? Y aquí también te va a tratar trabajar: exige que se lea y que se procese tu trabajo.

No creo que debamos consentir que el trabajo de muchas horas confeccionando documentos se tome a la ligera, y que los clientes de dichos documentos no los procesen. Si se nos exige documentar un trabajo, entiendo que es porque se asume que hay un público interesado en tener esa documentación. Y a ese público debemos exigirle que por su parte procese la información y se la estudie. Bien está que tengamos que resolver dudas; pero no es de recibo que alguien a quien le has enviado un documento se te siente al lado para que “le cuentes de palabra” lo que allí pone. Ojo, que esto es aplicable a cualquier tipo de documento, ya sea de texto, una presentación, un vídeo… Una vez que se ha analizado el público objetivo y se ha elegido el formato más adecuado, el trabajo debemos exigir que se procese.

Y si la conclusión es que no hay público interesado en el documento, con la premisa de que el formato es el adecuado, quizá lo que debemos plantear es obviarlo o suprimirlo, pero no perdamos el tiempo ni se lo hagamos perder a nadie.

¿Tú lees antes de preguntar?

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