Recientemente he colaborado en un proyecto de transformación cultural donde hemos debatido sobre la oportunidad de regular o incluso prohibir el email en las comunicaciones internas. Ferrari ya ha limitado a sus empleados el número de emails que pueden mandar exhortándoles a sustituirlos por “más diálogo con tus compañeros”. Varias compañías de la industria automovilística alemana, la teleco French IT (con 80.000 empleados) o la inmobiliaria británica Halton Housing Trust se han sumado a esta medida…

Vaya por delante que yo soy de las que cree que el email ha empeorado la forma en la que trabajamos. Porque no sólo se ha revelado altamente ineficaz como herramienta de comunicación interna sino porque además está resultando ser perverso para la gestión. Creo que no sólo nos dispersa innecesariamente sino que diluye peligrosamente responsabilidades.

Al margen de mi opinión personal, tan buena tan mala como cualquier otra, el debate es tan apasionante que me gustaría compartir qué es lo que nos ha llevado a proponer eliminar las comunicaciones internas por email y por qué finalmente… hemos desechado la propuesta 🙂

Estamos saturados. Según G Data cada día se reciben 142.000 millones de correos electrónicos no deseados. Del spam publicitario hemos aprendido a medio librarnos a base de darnos de baja en agobiantes newsletters o usando filtros antispam. El verdadero problema subyace en el spam interno. La bandeja de entrada repleta de contestaciones con innecesarias e improcedentes copias a todo el grupo. Los 20 correos que se intercambian para cerrar cada reunión (que si qué tal a las 9, no puedo mejor a las 11, vale si podéis todos.. ) o las decenas de guiños elevados a la categoría de evento (gracias, no gracias a ti, feliz día…).

Reduce nuestra productividad. Clare Burge, empresaria irlandesa que cerró su email al encontrarse 10.000 mensajes a su vuelta de vacaciones, midió preocupada su propia productividad con Rescue Time para descubrir que el email sólo le permitía trabajar un 23% de su tiempo. Y es que no sólo no alcanzamos a procesar lo que leemos (y eso cuando somos capaces de leerlo) sino que está demostrado que su gestión llega a producir estrés y hasta frustración. Una investigación realizada por la Loughborough University inglesa detectó que al 83% de los empleados públicos les aumentaba el ritmo cardíaco al recibir o enviar un email. Capítulo aparte merece la falta de concentración que suponen las continuas visitas a la bandeja de entrada. Los estudios calculan que tardamos unos 60 segundos en volver a concentrarnos en nuestra tarea anterior.

No es la herramienta más adecuada para muchas cosas. El email fue diseñado para comunicar novedades, intercambiando para ello textos relativamente cortos. Ahora lo usamos para todo. Nunca fue diseñado para concretar una fecha para una reunión, distribuir trabajo o discutir sobre temas complejos. Las herramientas de gestión de agenda compartida, las wikis para crear y compartir documentación, la mensajería instantánea o las reuniones virtuales son muchos más eficaces.Ni siquiera es efectiva como herramienta de comunicación masiva porque no siempre todos los destinatarios leen y/o contestan. Si es necesaria respuesta, la omisión o el atasco están garantizados. Y por descontado, el correo electrónico casi nunca es la mejor manera de solucionar un problema o tomar una decisión colectiva.

Promueve un estilo de gestión poco eficaz. Una gestión del día a día remitiendo emails móvil en mano “mientras camino por el pasillo” tiene gran impacto en el rendimiento y en la relación con el equipo. Porque pasar tareas como balones en tiempo récord conlleva que acompaño de pocas o cero instrucciones sobre cómo y cuándo ejecutarlas. Así las tareas van de bandeja en bandeja, absolutamente descontextualizadas, sin que importe demasiado si el destinatario será suficientemente autónomo para ejecutarla o si necesitará instrucciones adicionales. Muchos anexos que nadie abre, pero ningún adendum sobre qué debemos aportar, cómo asegurarnos de que nos han entendido, o que plazos o qué hitos de revisión nos planteamos.

Nos hace más laxos, por no decir más vagos. Igual que ninguno de tus hijos se levanta a apagar la luz del salón hasta que haces reingeniería de tu petición inicial y antepones a la petición un único nombre propio, esto de encargar las tareas por mail poniendo en el PARA a un grupo de personas, a veces incluso a todo el equipo es perversamente cómodo. Para el que lo hace, es lo más rápido y lo más fácil. Pero no sólo gana el jefe, si tienes la suerte de estar en un equipo con compañeros más proactivos que tú, puedes aguantar con silencia y vivir con cero marrones.

Visto lo anterior, parecería blanco y en botella. Prohibimos el mail interno y ya. No pasaría nada y todos trabajaríamos más y mejor. No es grave. Del mismo modo que no somos capaces de recordar cómo entreteníamos a los peques que hoy tienen 10 años en el coche o el restaurante (el iPhone cumple estos días sólo 8 añitos) hemos olvidado que antes las empresas funcionaban sin email. Simplemente la gente se levantaba de su mesa o agarraba el teléfono para tratar cualquier tema o resolver dudas. Y tampoco recuerdo yo por culpa de tan ineficiente forma de trabajar tuviera que alargar mi jornada hasta las mil… Yo misma tengo hoy un jefe que no abre el email. Que llama, viene a verte, convoca una reunión… Es un perro verde, pero sin duda alguna eficaz y eficiente.

Pues, a pesar de que tanto el diagnóstico como la solución parecían evidentes, el caso es que no la aplicamos… Y lo cierto es que nunca voy a entender del todo por qué. Me temo  la gestión del cambio que supondría se hace muy cuesta arriba. Pero, dejadme seguir aspirando a ese liderazgo valiente que se cuestione un modus operandi que quizás podría afectar más que a la gestión a los gestores. Que me aleje la duda de si no habrá una pizca de miedo a descubrir que remitir mails es ya lo único que muchos de nosotros sabemos hacer.

Interesante debate, en cualquier caso, no os parece? Tú qué harías?

@vcnocito

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