Asúmelo. Da igual quien seas y en qué tipo de reunión estés. Si de cuerpo presente, la carga de tu agenda y el móvil lleno de mensajes vibrando en tus manos ya hacen que te cueste estar a lo que estás, cuando nadie te ve, la tentación de ponerte el audio “de fondo” y seguir a tus cosas es muy fuerte. Demasiado fuerte.

Pero para quien está haciendo el enorme esfuerzo de transmitir sin el apoyo de su comunicación no verbal y sin el contacto visual con el receptor, es tremendamente frustrante descubrir que no te siguen.

Estos días muchos estáis teniendo vuestra primera reunión virtual. Yo, que llevo teletrabajando desde 2007, ya me he dado estos golpes.

Por ello, recopilo hoy algunas pautas que me funcionan.

La cuestión del compromiso

Seamos sinceros. La mayoría de las reuniones que no valen para nada es porque adolecen de falta de compromiso. Porque la gente va para figurar o porque no se atreve a dejar de ir, pero lo hace con la esperanza de salir indemne y sin más trabajo.

Salvo cuando la “hacemos porque toca” cumpliendo un trámite periódico, quien monta una reunión necesita tomar decisiones, resolver problemas o convencer a otros. Y nada de esto sucede sin que los participantes tomen un papel activo. En lo virtual o en la real, ninguna reunión es efectiva sin conseguir el compromiso voluntario de los asistentes.

Con jefes o compañeros mirándote, te sientes obligado a fingir interés, aunque sea solo con un ojo y tengas el otro en el teléfono o en el portátil.

Pero cuando nadie te ve, o te “obligan” a estar atento, con huecos estructurados en los que participar o tenderás “a irte”.

Esto es lo que me funciona

En realidad, los trucos que uso no son muy diferentes a los que aplico en cara a cara. Sólo que los adapto con “detalles 2.0” para que sigan funcionando en el mundo virtual.

  • Convoco solo a quien tenga que estar.

“El que no está no hace falta”, decía mi abuela. Sí y no.

En la oficina, tendemos a invitar a las reuniones a ciento y la madre. Por una cuestión protocolaria, de nadie se sienta excluido. Y no pasa nada mientras quepan en la sala. Pero en lo virtual, quien no aporta sobra, así que es momento de dejar de convocar a quien nunca abre la boca ni aporta al proyecto. Si es un escáquer profesional, ni se dará por aludido. Si no lo es, se quejará y entonces tendréis la ocasión ideal para pedirle su compromiso activo. Y su voz en la próxima reunión. 

Y en cuanto a los que llamamos “para que estén enterados”, aconsejor distinguir en las convocatorias a quién pedís asistencia (activa) y quien puede ir de oyente. Aquí caben todos mientras la plataforma aguante. Pero , como las reuniones virtuales se pueden grabar, valora el enviarles la grabación a modo de acta.

  • Hago que todos sientan el problema.

Nunca conseguirás involucrar a nadie en una tarea si no consigues que sienta la necesidad de hacerla. Los primeros 3 minutos debes dedicarte en cuerpo y alma a que la gente sienta el para qué estáis reunidos con la misma urgencia que lo sientes tú.

Da igual que estés en pijama o que no te hayas maquillado hoy. Ponte el video y dramatiza: Comparte estadísticas impactantes o provocativas, testimonios de clientes frustrados o anécdotas y analogías que dramatizan el problema. Exageraciones, chistes, visiones utópicas, distopias catastrofistas… No importa qué táctica uses, tu objetivo es asegurarte de que cada uno entienda empáticamente el problema (o la oportunidad) y de que viva en primera persona cómo le afecta.

De otro modo no conseguirás su compromiso.

  • Incito a que establezcan un rol activo

Dicen que cuando las personas entramos en un entorno, tácitamente determinamos nuestro papel. En el cine somos observadores porque esperamos que otros “nos cuenten” y en el gimnasio actores, pues asumimos que vamos a sudar.

No permitas que nadie se quede de observador (algo que, no te engañes, muchos ya definieron al recibir la convocatoria). Pídeles que se pongan el video y que saluden. Y si están sólo por audio, con más razón.

Fomenta la responsabilidad compartida. Incítales a aportar, dando turnos de palabra y preparando preguntas para cada asistente. Desarrolla un plan de acciones concretas, asegurando que cada uno se lleva una tarea y un plazo para completarla. Pídeles comentarios, objeciones y necesidades tras la asignación. Que hablen para que verbalicen el encargo. Y, si no es posible encargar tareas de forma individual, hazlo en grupos de no más de tres personas. Pero dales dos minutos para que se la repartan en directo.

Recuerda que, cuando todos son responsables, nadie se siente responsable.

  • Hablo menos: Encuentra tu mínimo Power Point viable.  

Esto del mínimo Power Point viable, lo he leído estos días y me ha encantado. Nada desconecta más a la gente que asaltarlas con una secuencia de diapositivas cuasiguales donde lo que dices no aporta nada sobre lo que leen.

Ya sé que todos sabemos mucho y que tenemos mucho que decir. Nos lo hemos preparado y queremos escucharnos. Pero por favor, selecciona la menor cantidad de datos que necesitas para informar e involucrar al grupo. No agregues una sola diapositiva más. Si tienes 20 minutos para hablar, 15 diapositivas son demasiadas.

Y mucho mejor sin ellas, fuera todo el texto. Solo gráficos, flujos, imágenes que de apoyo a la comprensión del discurso.

  • Les doy paso

Nunca pases más de 5 minutos sin dar entrada al grupo. Ten presente que mientas tú hablas, les están entrando mil correos o tienen abierto ese informe que estaban redactando.  La tentación de ir avanzando “en lo suyo” mientras te escuchan es enorme. Si piensan que no tendrán que hablar, se desconectarán mentalmente y y te costará un congo traerles de vuelta.

Valora el preguntarles directamente, pero también otras opciones como el hacerles opinar, votar o proponer alternativas.

  • Cierro de forma ordenada

Por si no conseguiste atrapar a todos, acaba con un resumen de lo hablado y conclusiones establecidas. Da un turno final para cada uno donde repita qué se lleva como deberes y confirme cuándo los entregará.

Y dado que esto se puede grabar, no está de más enviarles a todos un mail donde recuerdes los acuerdos adoptados y un enlace a la sesión grabada. Cuando la gente sabe que le graban, se pone las pilas 😊

Da igual el tipo de reunión en la que estés. Asume que, un porcentaje muy alto de la gente, cuando sabe que no está están viendo, aprovecha para ponerse en modo multitarea, poniendo tu voz de fondo y haciendo otra cosa a la vez. ¡Un compañero me ha comentado que lo de trabajar en casa le obligaba a estar en varias reuniones al mismo tiempo!

Hoy que casi todos estamos trabajando desde casa, cuida tus reuniones aún más, porque lo que está en juego es aún mayor. No sólo tenemos que mantenernos igual de productivos que antes. Estamos ante la gran oportunidad para aprender a trabajar en remoto haciéndolo aún mejor que cuando estábamos en la oficina.

Así que es vital hacerlo bien desde el minuto uno, que ya sabemos lo que cuesta arrancar vicios y malos hábitos.

@vcnocito

P.D: Llevemos años o días, todos necesitamos mejorar en esto del teletrabajo. Así que hoy te agradeceremos todos más que nunca que nos compartas tus estrategias.