A menudo me descubro agobiada por todo lo que se acumula en mi bandeja de entrada. Los 30 correos que me entran cada hora me dejan sensación de que tengo mil cosas por hacer. Intento ir contestando sobre la marcha y lo único que consigo es quedar agotada por una pseudoinfinita lista de cosas a medias. Sin embargo, me cuesta creer que intentar estar siempre al quite  sea tan improductivo. Así que se impone una reflexión sobre por qué gestionar el email sobre la marcha impacta tan negativamente en nuestro rendimiento y en nuestro nivel de cansancio.

Sé por experiencia propia que dejar cosas a medias es mal asunto. Reduce la productividad y te deja sin espacio para ese descanso que necesita la claridad mental. Sin embargo, no dejo de picar… correo que me entra, correo que intento responder al minuto siguiente.

A mí me gusta el modo multitarea. Yo me paso el día leyendo aquí y allá, y cuando tengo una idea que me parece estupenda, esbozo un documento y luego lo dejo dormir en un cajón… Porque está muy bien tener ideas e ir “archivando” sobre todo cuando no tienes ninguna presión sobre ellas. Lo que sienta mal es convertir cada imputs en un miniproyecto inconcluso que te persigue sin descanso generándote la sensación de tener una pila de ropa por planchar.

No deberíamos ir en contra de nuestra propia naturaleza. Y resulta que está científicamente demostrado que dejar las cosas a medias le sienta fatal a nuestro cerebro. Parece ser que, una vez que empieza algo, ya no puede liberar la mente hasta que no haya dado por zanjado el asunto. Ni siquiera esconderlo en un cajón del trastero le supone un descanso. La psicóloga soviética Zeignarnik demostró en 1927 mediante un experimento que si mientras haces una tarea te interrumpen, tu cerebro se queda configurado para hacer la tarea que aún no has terminado.

Recogiendo los estudios de su profesor, Zeignarnik demuestra que, al comenzar un tema, nuestro cerebro se prepara configurando un entorno de acceso rápido a toda la memoria que va a necesitar. Pasa como con las vías de tren. Igual que los raíles se desplazan y se configuran para que cuando llegue el tren al cruce pueda continuar a toda velocidad sin notar que acaba de pasar de una vía a otra, nuestras neuronas harían lo mismo.

Este mecanismo que está genial para que recuerdes detalles de las tareas que “tienes en vuelo”, va sobrecargando tu coco con detalles de todos los asuntos abiertos. Hasta que tu memoria peta y ya no eres capaz de dar pie con bola ¿y entonces, qué? La productividad se va al carajo. Y pasas horas y horas dando vueltas en círculos. Empezando cosas que nunca acabas. Y agobiándote por ello.

Así que resulta que tener todo el día el mail abierto es venenoso para nuestro cerebro. Visto que está demostrado que el cerebro se estanca en lo inacabado, tendremos que plantearnos cómo hacer para no remar contracorriente de nuestra propia química.

Porque es evidente que no se puede acabar en el momento todo lo que se empieza. Pero ir de flor en flor abriendo correos a toche y moche no ayuda precisamente a concentrarse. Podemos y debemos lidiar con la multitarea, pero hagámoslo con cabeza si no queremos sobrecalentar nuestro cerebro y quién sabe cuántos órganos más 🙂

No pretende ser éste un post con recetas de productividad. Sólo una reflexión sobre el precio que pagamos por ir en contra de nuestra fisiología. Sobre todo cuando también está científicamente demostrado que remar a favor de la corriente es infinitamente más gratificante y productivo.

Y sobre todo, cuando está empíricamente demostrado que si miras tu email solo un par de veces a lo largo de la jornada laboral, contestando sobre la marcha solo lo que precisa respuesta rápida para atender el resto de entradas en otro momento, de una manera más organizada en tiempo y forma, no pasa nada.

La buena noticia es nadie tiene argumentos sólidos para echarte en cara la falta de una respuesta inmediata a un email, porque si precisara atención urgente ya te lo habrían hecho saber o bien con la marca correspondiente o bien te habrían dado un toque por teléfono. ¿Y a que cuentas con los dedos de una mano las veces que estás en esa tesitura?

En mi opinión cómo funciona la máquina que somos es un principio que debemos tener presente. Así que cuando no puedas aguantar y te entren ganas de ir acumulando cosas sin zanjar, recuerda la sobrecarga que le vas a generar a tu cerebro. Tratémoslo bien, que es no deja de ser nuestra mejor herramienta.

@vcnocito