Supongo que todos coincidimos en asumir que ninguna herramienta es buena o mala por naturaleza. Y también en admitir que lo que hacemos acaba cambiando lo que somos.

Las herramientas colaborativas acaban condicionando las tareas, el rendimiento y también las relaciones.

Y aunque casi todos nos manejamos, para muchos profesionales la relación con ellas es más de “convivencia forzosa” que de verdadero amor.

Nos dejamos arrastrar por las herramientas en lugar de ponerlas a nuestro servicio

No es la primera vez y me temo que no será la última. ¿O es que muchos no somos ya esclavos de ese gran dictador llamado email?

¿Por qué nos cuesta tanto priorizar nuestras necesidades?

Las herramientas de colaboración están diseñadas para facilitar la eficiencia de una colaboración asíncrona basada en mucho trabajo individual y en dinámicas de puesta en común en red.

Algo que, nos guste o no, no termina de encajar con nuestra forma de trabajar.

Que sigue siendo síncrona (lo mío es siempre lo más urgente), colectiva (nos reunimos para discutirlo o nos sentamos y lo vemos) y unipersonal (ni de coña comparto mis hallazgos antes de contárselos al jefe no sea que otro se ponga las medallas y yo deje de brillar).

Por eso, las herramientas nos interrumpen, nos cargan de burocracia y nos hacen perder el tiempo.

Y lo seguirán haciendo mientras sus formas y nuestros fondos no encajen.

Hiperestímulo + Multitarea + fragmentación de herramientas = sobrecarga + agotamiento + desesperación.

Y esto solo se arregla de una forma.

“Redefiniendo” tus hábitos de colaboración

Lo ideal sería cambiar nuestra forma de trabajar. Entonces, y lo sé porque así lo vivo, encajarían como un guante.

Pero, francamente, como en tantos otros aspectos (el teletrabajo, por ejemplo) no es así nos veo evolucionar.

Así que mientras ese cambio de mentalidad laboral llega, o en previsión de que no llegue nunca, no queda otra que meterle mano a la herramienta.

  • Tomando tú el control. Usando lo que te sirve y dejando de lado sin más lo que no te ayuda.
  • Buscando una relación directa entre cada herramienta y su impacto en tu consecución o no de los objetivos que necesitas alcanzar.
  • Organizando tú tu agenda, decidiendo qué atender y qué no en función de su verdadera eficacia y utilidad.
  • “Ayunando” durante semanas de aquellas herramientas de las que aún no sabes si te ayudan o te lastran para poder decidir sobre su bondad.
  • Dándote cierto espacio para la evaluación comprometida y sensata, con tiempo para superar la curva de aprendizaje, de las nuevas herramientas que te proponen o de las nuevas funcionalidades de esas que ya usas.

Lo que te propongo es que tengas bien presente ese dicho de que “todo lo que no suma, resta”.

Las personas tendemos a complicarlo todo

Tratamos con buena intención de resolver y agilizar, pero la realidad es que la mayoría de las veces vamos acumulando sin despeinarnos más y más complejidad, cargándonos no solo a nosotros mismos sino también a los demás.

No pensamos. Comemos como burritos la alfalfa que nos ponen delante. ¡Qué mala cosa son las directrices corporativas que vienen con el sello de “apoyadas por la alta dirección”. Bajan en tromba. Sin admitir peros ni enmiendas.

Simplificar es una estrategia mucho más eficaz.

Aunque la realidad es que va contra nuestro instinto y contra la cultura corporativa.

El primer paso es tomar conciencia de la necesidad. El segundo poder demostrar con datos, la sobrecarga sin impacto que suponen algunas herramientas digitales. Porque no se trata de cargarme lo que no me gusta, lo que me supone un cambio o lo que no he aprendido del todo a usar, se trata de cargarse lo que no aporta a la concentración o a la productividad.

En mi experiencia, las demostraciones del “yes, we can” son mano de santo. No vemos que algo se pueda cambiar, limpiar o eliminar hasta que no lo hace el de al lado.

La “selección consciente” libera tiempo y capacidad para centrarnos en lo que de verdad importa

Cuesta dar portazo a esos encantados (por email, por videoreunión o por mensajes) de hacerse escuchar. Cuesta decir que a esta videoreunión no asistirás.

Claro que cuesta.

Ir en contra de la masa, cuesta.

No dejo de recordar aquellas salidas a mi hora en mi primera start-up 🙂

Pero con argumentos, demostraciones de buenas prácticas y datos, y sobre todo con tu trabajo entregado en tiempo y forma impecable, se acostumbran.

Septiembre es vuelta al cole. Es entrar de nuevo en rutinas. Es tirar papeles y empezar nuevas libretas. ¿No es buen momento para ser más conscientes del uso que hacemos de las herramientas, de lo que de verdad nos exige la empresa y de las razones por las que nos exigimos a nosotros mismos?  

Muchas de las directrices, tradiciones y dinámicas que te agotan son eludibles.

Habla con tus compañeros. Haz piña.

Busca la eficiencia por encima de la obediencia ciega.

Créeme que lo que de verdad frustra y agota es no hacer nada para cambiar eso que, según tú, te frustra y agota.

Hacer limpieza y poner orden puede llegar a ser complejo y agotador. Vivir siendo un Diógenes digital lo es aún más.

Y si me lees siendo jefe, levanta un poco la mano

Deja que cada uno sienta autonomía en ciertos aspectos para poder decidir que herramientas usar y de cuáles pasar.

Cuando las personas se dan cuenta de que no pueden hacer mucho para cambiar los procedimientos que las agobian se sienten aún más impotentes y agotadas.

Que tu jefe te dé cierta patria potestad ayuda.

Jefe, admite que los curritos de a pie suelen tener la mejor información sobre qué herramientas conservar y cuáles eliminar. Y que tú estás mejor posicionado para utilizar tu autoridad impulsando cambios que ayuden a tu gente a mantenerse a flote en medio de la avalancha digital.

Crea grupos de trabajo para establecer directrices claras sobre cuándo y cómo usar cada herramienta.  Anima a tu gente a usar funciones de “no molestar y a desactivar ciertas notificaciones. Educa sobre los tiempos de respuesta con tu ejemplo, sé el primero en no incubar ni el móvil ni el pc. Confía en el criterio de tu equipo.  

Deja de mirar hacia arriba y recuerda que, casi siempre, menos es más

@vcnocito