¿Qué palabras vienen a tu mente cuando piensas en completar la tarea que tienes por delante?

Rapidez, calidad… ¿o tal vez que es imposible conseguir ambas?

Tendemos a asociar eficiencia y velocidad. Ya sé que clientes y jefes nos presionan para que lo entreguemos todo ayer. Pero ser el más rápido no siempre nos llevará a conseguir mejores resultados. Es nuestra capacidad para priorizar y para renunciar a la perfección en primera aproximación la que marca diferencias.  

Ser más eficiente pasa por ser más ágil. Y ello implica ser el primero. Pero no el primero en llegar, sino el primero en decidir cuál es la mínima entrega viable.

Ser ágil es ser el primero en acabar un primer boceto. Y el primero no dejar de iterar para mejorarlo aprendiendo algo en cada versión.

Estar enfocado es mejor que ser rápido

La lista de tareas que podríamos estar haciendo es interminable. Y lo seguirá siendo mañana. Y pasado. Siempre hay mil cosas que hacer y mil “clientes” internos o externos a los que complacer. Pero la dura realidad es que cuando tratamos de hacer todo, no logramos casi nada. Porque saltar de un proyecto a otro dependiendo de quién nos grita más fuerte nos hace, amén de terriblemente agobiados, altamente improductivos.

Y eso es porque estaremos quemando gran parte de nuestro tiempo productivo en lo que se conoce como cambio de contexto que es el tiempo que necesita nuestro cerebro (que no es instantáneo, lo siento) para pasar de una actividad a otra.

El tiempo de cambio de contexto es, además una pérdida exponencial. Cuantas más tareas queremos hacer en el mismo tiempo, más se empeña nuestro cerebro en pedirnos ese “tiempo para el cambio”. Tratar de hacer dos tareas en un periodo de tiempo, nos hace desperdiciar un 20% del tiempo. Un desperdicio que crece hasta el 75% cuando subimos a cinco las tareas que pretendemos hacer en el mismo periodo.

Así que cuantas menos cosas hacemos, menos tiempo desperdiciamos y más logramos.  

Dejar de empezar, empezar a terminar

Adivino tu “pero”. Claro que limitar el número de cosas en las que estás trabajando suena genial, pero ¿qué pasa con todas las tareas que jefes y clientes nos van sumando a la bandeja de entrada? ¿Cómo establecer prioridades y a quién digo que hoy “no“?

Salvo imperativo legal, el método más eficiente de atención de establecer un mecanismo de filtrado que asigne un nivel de prioridad a cada tarea según el valor aportado a quien la solicita o el impacto en tus objetivos de negocio, en lugar de atenderlas según van llegando y colando siempre las que provienen del jefe.

Eso no quiere decir que nunca te pongas con ese trabajo de menor impacto. Lo que quiere decir es que tienes que pensarte eso de comenzarlo según te llega.  Recuerda lo del cambio de contexto 😊

Esto de ser ágil va de dejar de empezar para empezar a terminar.

Te pondrás con lo que has calificado de secundario cuando acabes lo más prioritario. Pero sólo con una consideración rigurosa del valor real de lo que estamos haciendo empezaremos a terminar lo que realmente importa.

Inspeccionar, adaptar, iterar

El último cambio tiene que ver con la medición. Es imperativo que encuentres la manera de medir si tu vara de prioridades está bien ajustada. Si ese impacto que asignaste es real. Y actuar en consecuencia si no acertaste al clasificarla.

Sólo así podrás asentarte sobre tu nuevo modelo. Y afianzarte en él para gestionar a quienes chillan pidiendo que entregues “lo suyo”.

La velocidad es opcional, la agilidad disciplinada no es

La agilidad ya no es una opción. Pero lo que es opcional es la obsesión por la velocidad.

Si queremos ir más rápido, tenemos que proceder con disciplina y determinación. Tendremos que aprender a tomar decisiones. A medir el impacto real de las mismas. Y a explicarlas al personal,

Esa es la agilidad real que hace que tu trabajo sea altamente efectivo.

@vcnocito