Después de meses de trabajar desde casa, muchos esperamos ilusionados la vuelta a la oficina y al cara a cara. Sin embargo, sabemos que los cambios no vendrán no sólo de las mascarillas. Que tendremos un otoño con poco contacto.

La llegada de los primeros fríos parece la ocasión perfecta para revisar algunos trucos que te ayudarán a añadir un toque “más humano” a tus interacciones virtuales.

Seguiremos manteniendo muchas reuniones digitales con clientes y compañeros.

Tendremos que contener los besos de la vuelta de vacaciones y es muy probable que nos toque trabajar por turnos. Por muy aburridos y cansados que estemos de las pantallas, es muy probable que, volvamos a la oficina o sigamos en casa, gran parte de nuestra comunicación siga siendo a través de ellas.

Trabajar desde casa ha sido, y seguirá siendo, un reto. Nuevas herramientas y canales de comunicación, mucha sensación de soledad y mucho sentir que “se pierde lo personal”.

Vale que el confinamiento nos pilló desprevenidos y sin formación. Pero en adelante esta excusa ya no vale. Aprendimos en tiempo récord a manejar las herramientas de videoconferencia que, sin duda, presentan mejor a las personas que no se conocen previamente y focalizan más a los asistentes en el tema que se va a tratar.  Pero todos hemos descubierto ya, que pese a la mejora en la sensación de cercanía que produce ver la cara del otro,  una reunión por videoconferencia puede ser fría y poco efectiva.

Las videoconferencias cansan mucho más que las reuniones presenciales  porque incorporan la presión extra de tener que mostrar tu aspecto y tu entorno. Y, sobre todo, porque te hacen sentir completamente “monitorizado”, obligándote a prestar una atención y un contacto visual prolongado sobre quien habla, algo que no hacemos en las reuniones presenciales, donde “descansamos” girando la vista al resto de asistentes o centrándonos en el cuaderno de notas.

Las videoconferencias, además,  nos crean una falta sensación de presencialidad porque

  • Pierden gran parte de la  comunicación no verbal con la que creemos contar.
  • Impiden mantener el ritmo natural de las intervenciones, perdiendo conversaciones secundarias y aportaciones espontáneas.
  • Dejan fuera de juego a esas personas menos participativas que no abren la boca y lo dicen todo con su mirada. 

¿Qué podemos hacer para liberarnos de ese corsé y dar calor y naturalidad a las reuniones digitales? ¿Cómo liberarnos de esa artificialidad autoimpuesta de mantener el contacto visual sin espacio ya ni para el garabateo en la libreta?

Vamos con algunas ideas.

Preocúpate menos de cómo estas saliendo 

¿Sabes que es lo primero que hacemos la mayoría de nosotros cuando recibimos una foto de grupo en la que salimos? Ampliar y ver cómo hemos quedado.

Del mismo modo, durante las videoconferencias tendemos a mirarnos a nosotros mismos.

Tú también. Confiesa que cada poco revisas postura, pelo, arrugas, papada…

Sin embargo, es mejor idea focalizar tu atención en los demás, observando las caras de los participantes para poder ver si le interesamos o aburrimos, si pasa de lo que decimos  o si está tomando notas.  Utiliza la información visual para aumentar la experiencia auditiva, y podrás medir los niveles de comprensión y responder a posibles distracciones. Podrás adaptar palabras y ritmo a sus necesidades, dando el tiempo necesario para que todos procesen lo que dices y tus mensajes aterricen.

No compitas por el micrófono

El audio suele entrecortarse cuando varias personas intentan hablar simultáneamente. Este efecto unido al retardo que muchas veces hay crea situaciones incómodas que además cortan el flujo de la conversación. Siempre queda feo interrumpir por muchas ganas que tengas que aportar, pero en una videoconferencia esperar con calma un silencio para hablar es fundamental.

Cultiva un tono más de cooperación que te competencia. Si no llega tu turno, prueba a “levantar la mano” pidiendo la palabra, a través del chat o de los botones que muchas aplicaciones colaborativas tienen o simplemente levantando la mano en la pantalla, igual que cuando estabas en el cole.

Si eres tú quien organiza, te toca estar super atento a las caras de quienes no hablan para preguntar a quienes por sus gestos demuestran querer aportar o para sacar del letargo a los que están a punto de dormirse. Conviene dar la palabra a todos impidiendo con sutileza y gestos visuales de “abrevia” o “para” a quien monopoliza mucho tiempo de discurso, de igual modo que hacen los moderadores en debates de televisión.

Abre tu plano

Trabajar el encuadre de nuestras intervenciones es importante. Si nos ponemos tan cerca de la cámara que solo sale nuestra cara y cuello, quedarán fuera nuestras manos. Y también nuestra postura al sentarnos. Y como ambas hablan por sí solas, sacarlas de plano nos limitará dramáticamente nuestra capacidad de transmitir.

Teclear en soledad requiere una determinada elevación del ordenador, pero puede que durante tus videoconferencias sea mejor elevarlo un poco o inclinar más la pantalla. Es bueno que se te vea al menos hasta debajo del pecho. Y si ello implica que se ve un fondo más feo o que no te apetece tanto mostrar, pues tendrás que valorarlo, pero hazlo  siendo consciente de que hacer visible el lenguaje corporal te hace más cercano y  comprensible para tu audiencia. Al menos tus manos, deberían estar dentro.

Establece reglas y “señales acordadas”

Comenzar cada partida recordando cuatro reglas simples y claras para la comunicación facilita y agiliza siempre el juego.  Casi nunca se hace, pero yo creo que dedicar los minutos iniciales a proponer a los participantes unas señas rápidas facilita mucho la participación y nos libera a todos de la rigidez que nos impone el video.

Un “levanta el pulgar” para mostrar acuerdo o un “niega con tu índice” si no lo estás, un “levanta la mano” si quieres entrar, o un gesto de “continúa” si quieres más detalles, reducen la tensión y proporcionan apoyo al que habla.

Apóyate en el chat

Casi todas la herramientas de videoconferencias disponen de uno. Ya sé que cuesta mirar a dos sitios a la vez, pero te aseguro que es simplemente cuestión de acostumbrarse.

Si hemos perdido algo pero no queremos interrumpir al que habla, usar el chat bien con el grupo o bien con alguno de los participantes es una idea estupenda.

El chat ayuda mucho sobre todo cuando aparecen en el discurso siglas, palabras que nos resultan nuevas, que son extranjeras  o que son difíciles de escribir. Y evita el tener que cortar al otro evitando así ese efecto de “audio montado” tan molesto del que hablábamos antes. ¿Nunca te tocó preguntar por lo bajini al de al lado por algún dato no pillado?

Transmite con tu imagen

Puede que os parezca muy maruja, pero yo cuido mucho iluminación y vestuario. Es molesto conectar con quien está a contraluz, es más cansado hablar con alguien si no puedes ver bien su cara y aunque parezca mentira, encontrar gente en chándal aumenta tu nivel de pereza, dibujando en tu cabeza la sensación de que vas a necesitar una inyección extra de energía.

No cuesta nada cambiar el marco. Girar un portátil, cerrar una ventana, ponerte una camisa por arriba o peinarte un poco. La luz y el fondo, así como la imagen que te ayudan a proyectar vestuario y postura dice mucho de ti. ¿O acaso no lo hace también en las reuniones presenciales?

También, y espero que no os parezca territorio exclusivo de mujeres, me cuido de no tener brillos en la cara o de resaltar con maquillaje a medida de la ocasión ojos y boca.  Sé que una cara de muerta y un moño de pinza no ayudan a resaltar mis gestos, por lo que me maquillo según la ocasión y “la audiencia” para apoyar mi comunicación y ayudar a otros a ver mis señales con más claridad. Como lo saben bien quienes se dedican (hombres y mujeres) a la televisión.

Navegando por una nueva normalidad con mucho video en nuestro día a día, tenemos mucho que aprender de ellos. ¿Acaso no es el secreto del éxito de muchas estrellas de la televisión esa cercanía que son capaces de transmitirnos en video?

Yo me pondría más en serio a intentarlo.

Por lo menos, comenzando a pensar en que, curritos como somos todos del cara a cara, tenemos mucho que mejorar.

@vcnocito