Otra de las ventajas del confinamiento: poder escaquearte impunemente de muchas aburridas reuniones. Que levante la mano quien no haya aprovechado una reunión en remoto de las muchas que hemos tenido durante el confinamiento para hacer otra cosa sin ser visto: avanzar con esa presentación que teníamos pendiente, ayudar con las tareas del cole a los niños o simplemente estirar las piernas con el ruido de fondo de las voces de los otros asistentes a la reunión.

Si buscas “reuniones eficaces” en Google el buscador de devuelve 38,5 millones de entradas. Por ponerlo en perspectiva, “calentamiento global” tiene 32 millones de resultados o “maltrato infantil” 36,5 millones. Es decir, como gran problema de la Humanidad que es (ironía solo a medias) hay mucha gente escribiendo y recomendando qué hacer para no perder el tiempo en una reunión de trabajo y hacerlas más productivas.

Hay muchas razones por las que una reunión se convierte en improductiva: Lo primero, la falta de interés en el motivo de la reunión. Cuantas veces te han convocado a una reunión cuyo tema ni te va no te viene. Yo tenía un compañero que decía que había que ir a todas las reuniones a las que te convocaran aunque solo sea para que no hablen mal de ti y para evitar que te caiga algún marrón sin dueño. Reconozco que más de una vez he seguido ese consejo.

Otro motivo que lleva a una reunión a ser improductiva es el amor que tienen algunos a autoescucharse. Hablan y hablan demostrando lo mucho que controlan de un tema, dando vueltas y más vueltas pero sin avanzar ni un ápice. El objetivo único es que quede claro que controlan mucho del tema. Hablar sí, hacer, ya si eso, que lo haga otro.

Un último motivo que se me viene a la cabeza, y quizá el principal de todos, es la incapacidad para tomar decisiones. Se sigue una agenda, se debaten los puntos, se examinan los pros y las contras… ¿y entonces? Pues entonces ahí se queda la cosa, todo bien explicado… pero más o menos en el mismo punto que al principio.

Entonces, ¿cómo conseguir que una reunión sea efectiva? Todos sabemos que es mucho mejor convocar solo a la gente que realmente debe estar involucrada, enviar una agenda previamente, ser puntuales, ceñirse al orden del día… eso es lo que se puede leer en la mayoría de los 38,5 millones de entradas de Google que decía antes. Sin embargo, el otro día encontré brujuleando por internet lo que podría ser la solución definitiva. Esta web: Meeting Ticker. Esta página te pide que introduzcas el número de personas asistentes a una reunión y la media de cuánto cuesta aproximadamente la hora de cada persona, incluyendo seguridad social y otros costes indirectos como la luz de la sala de reuniones por ejemplo. O sea, coge tu nómina mensual, divídela entre 160 que es el número de horas que se trabaja en un mes y multiplica el resultado por 1,35% aproximadamente para incluir los costes que no son el salario propiamente dicho. Y entonces, salta un contador que va incrementándose rápidamente con los costes de cada segundo de reunión.

Por supuesto que es imprescindible coordinarse con otros departamentos sobre todo si la empresa es grande y el proyecto es complejo, pero en muchas ocasiones se abusa de las reuniones principalmente para no ser acusado de individualista (un calificativo cada vez más grave en nuestros tiempos) y para que parezca que trabajamos mucho. Pero no somos conscientes de la pérdida de tiempo que ello supone y por consiguiente, del derroche económico de tanta reunión. Acordémonos entonces de la herramienta Meeting Ticker antes de convocar el próximo “meeting”.